Deze website maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies waarvan deze website gebruik maakt klik hier.
Door verder op deze website te surfen geeft u de toestemming aan Minoc Data Services om cookies te gebruiken. verder gaan
 

3 tips om je inbox te beheersen en tijd te winnen

Michaël Aussems

 
Op jaarbasis win je al snel twee weken aan tijd wanneer je op een efficiënte manier omgaat met de instroom van je mailbox. We analyseren drie belangrijke tips waar je meteen mee aan de slag kan.

 

“Onderzoek toont aan dat we gemiddeld 25 procent van onze tijd spenderen aan het lezen en beantwoorden van mails”, weet Luc Chalmet, ex-professor en huidig adviseur inzake ‘lean’ werken. Chalmet geeft al enkele jaren opleidingen aan de professors en medewerkers van de Universiteit van Antwerpen, waarin hij dieper in gaat op onder andere efficiënte manieren om met mail om te gaan. Hij merkte dat de vraag om raad zo groot was, dat hij er pas zelfs een boek over schreef: ‘Mijn INBOX is VOL’.

 

Zijn advies is gebaseerd op de principes van lean en agile werken, waarbij niet alleen efficiëntie maar ook respect centraal staat. “Mensen zien echt af van een onbeheerste stroom van mailverkeer”, duidt hij. “Sommige werknemers liggen wakker van onbeantwoorde mails en staan er ’s nachts voor op.” Hoog tijd dus om grip te krijgen op je inbox.

 

Tip 1: tijdsblokken

De eerste tip is de fundering van een goede mailaanpak. Zet je e-mailcliënt niet de hele tijd open, maar gebruik de software uitsluitend gedurende vooraf ingeplande tijdsblokken. Tal van onderzoek toont aan dat de afleiding van binnenkomende e-mails nefast is voor je productiviteit. Door mails terug te dringen naar enkele tijdsslots, zit je met veel meer focus aan je eigenlijke werk. Bovendien zal je tijdens de mailpauzes ook de e-mails met meer efficiëntie behandelen, waardoor de winst dubbel is. Al naargelang je persoonlijke situatie raadt Chalmet blokken van 15 tot maximaal 30 minuten aan, twee tot vier keer per dag.

 

Tip 2: lege inbox

Zodra je aan je mail zet, volg je best een strijdplan. Volgens Chalmet moet je als ambitie hebben om je inbox helemaal leeg te krijgen op de daartoe voorziene tijd. Per mail kan je kiezen uit vier acties: al dan niet bewaren (als het om belangrijke info gaat), doorsturen (als iemand anders mee aan de slag moet, beantwoorden of toevoegen aan je kalender. Kan je een mail binnen de twee minuten beantwoorden, dan moet je dat meteen doen. Duurt het toch langer, dan plan je het beantwoorden best in als afzonderlijke taak ik je agenda. Ga je met bovenstaand actieplan aan de slag, dan vlieg je in theorie zo snel als mogelijk door je mails.

 

Tip 3: regels en functies

“Bijna niemand kent de alle mogelijkheden van zijn mailprogramma”, betreurt Chalmet. In de praktijk is de kans groot dat je Microsoft Outlook gebruikt. Ken jij dat programma door en door? De belangrijkste functie waar je naar kan kijken is die van de regels. “Je inbox zit hoogstwaarschijnlijk vol met rommel”, vermoedt Chalmet. Hij denkt daarbij onder andere aan nieuwsbrieven, die misschien wel interessant maar zeker niet prangend zijn. Neem daarom de nodige tijd om verschillende automatiseringsregels aan te maken. Zo kan je minder dingende mails automatisch uit je inbox naar een ander mapje verplaatsen, waar je bijvoorbeeld één keer per week diagonaal doorleest.

 

Met bovenstaande tips kan je de tijd die je verliest door e-mail al snel met tien tot twintig procent terugdringen, denkt Chalmet. “Op jaarbasis win je zo twee weken aan tijd waarin je iets anders kan doen.” Ondanks de tijdswinst ben je bovendien efficiënter aan het werken. Even tijd spenderen in het plannen van je mail-aanpak mag je zo gerust een quick win noemen.

 

Reacties

comments powered by Disqus
 

RECENT NIEUWS