Printergebruik blinde vlek bij bedrijven

 
Printers zijn niet meer weg te denken uit de huidige kantooromgeving, zo kunnen we gerust stellen. In hoeverre gaan we gericht om met deze toestellen? Dat was de insteek van de uitgebreide enquête die we via ZDNet en Smart Business in opdracht van HP en Computacenter hebben uitgevoerd onder eindgebruikers en IT, Finance, Facility en HR managers. Aan de steekproef deden 404 deelnemers mee.

Onbewust

Iets meer dan de helft van de ondervraagde IT managers geeft aan dat er zes of meer printers in het bedrijf aanwezig zijn, naast 3 of meer multifunctional printers (MFPs) bij 62,7 procent. Toch gaan de
meeste organisaties onbewust om met die toestellen. 83,8 procent van de ondervraagde eindgebruikers
stelt dat ze nooit een training of infosessie hebben gekregen rond het gebruik van de beschikbare printers. Aan de kant van het management, specifiek bij de HR, Facility en Finance managers, rapporteert 93,3 procent dat ze geen trainingen organiseren en dat ook niet van plan zijn. Verder laat van die laatste groep 68,9 procent weten dat hun bedrijf geen policy heeft rond printen.

Voor de grondigheid

Het merendeel van de eindgebruikers (64,8 procent) gebruikt een printer niet dagelijks of drukt maar een vijftal pagina’s per dag af. Een minderheid (8 procent) jaagt er dagelijks meer dan 20 bladzijdes door. Als voornaamste reden voor hun printeractiviteit haalt 67,6 procent de nood aan om iets grondig te kunnen doorlezen en verwerken, gevolgd door afdrukken om mee te nemen naar een vergadering (49,5
procent) en om te laten ondertekenen (38,5 procent).
 
Dat bedrijven een blinde vlek hebben als het om printergebruik gaat, wordt duidelijk uit de antwoorden die eindgebruikers geven op de vraag “Print u in kleur?”. Maar 3,4 procent geeft aan dat hun policy dat
niet toelaat, wat impliceert dat het overgrote deel van de werknemers zelf hierover beslist of de ongeschreven regels van hun werkomgeving volgt.

Wel maatregelen, geen beleid

Uiteraard gebeurt printen op de werkvloer niet helemaal in een vacuüm. Ondernemingen geven er wel degelijk om, ook al stellen ze er geen afgelijnd beleid voor op. Zo meldt 49,2 procent van de IT managers en 71,1 procent van de HR, Facility en Finance managers dat er al eens een audit is uitgevoerd rond het printgedrag in hun bedrijf. Daarnaast stipt respectievelijk 63,9 procent en 46,7 procent aan dat ze tevens extra maatregelen hebben genomen om hun printeromgeving af te schermen tegen cyberaanvallen.
 
Bedrijven besteden jaarlijks redelijk wat budget aan printing. Het leeuwendeel van de managers (46,7 procent) geeft te kennen dat hun bedrijf minder dan 15.000 euro per jaar spendeert, terwijl 11,1 procent er meer dan 50.000 euro in steekt.

Wat met papier?

We polsten in de enquête niet enkel naar de omgang met printers, maar ook met het papier dat deze produceren. Daaruit blijkt dat het papierloze kantoor nog altijd een utopie blijft. Twee derde van de eindgebruikers stapelt het papier op, zo blijkt: zij gooien afdrukken die ze maken nooit weg. Aan de kant van de beslissingsnemers horen we een gelijkaardig geluid: 53,3 procent van hen zegt dat hun bedrijf er niet naar streeft om een papierloos kantoor te bekomen.