Wat gebeurt er als je Office 365 vergeet te betalen?

 
Microsoft biedt met Office 365 een flexibele toegang tot zijn kantoorsoftware aan. Je betaalt een maandelijks bedrag en krijgt in ruil daarvoor de meest recent versies van programma’s als Word, Excel en Outlook. Maar wat als je je om een of andere reden je betaling niet op tijd uitvoert?

Marge

Het voordeel van een abonnementsmodel is dat je wel wat marge hebt om een achterstallige betaling recht te zetten. Het is voor bedrijven moeilijker om een nieuwe klant te werven dan een bestaande klant aan te houden, waardoor ze vergevingsgezinder zijn bij misstappen. Voor Office 365 heb je zelfs verschillende maanden om je vertraging op betalingen goed te maken, al verlies je gradueel rechten en toegang tot services. Microsoft laat je door een proces van drie stappen gaan, vooraleer het bedrijf je definitief aan de deur zet.
[related_article id=”171413″] De eerste maand nadat je een betaling hebt gemist krijg je nog de volledige toegang tot Microsoft Office 365. Je licentie zal een ‘verlopen’-status hebben. Alle programma’s zijn toegankelijk en aan je data wordt niet geraakt. Ben je van plan om te stoppen met de clouddienst, dan heb je nog de mogelijkheid om een back-up van je data te maken.  Belangrijke voetnoot: de macOS-variant van Office 365 heeft deze periode niet, hier worden wanbetalers meteen op de strafbank gezet en komen in de volgende fase terecht.

De administrator-periode

Heb je al meer dan een maand niet betaalt, dan schakelt Microsoft je licentie over naar ‘uitgeschakeld’. Deze status blijft drie maanden duren. Eindgebruikers hebben geen toegang meer tot hun 365-accounts. Lokaal geïnstalleerde apps draaien op een beperkte functionaliteit, waarbij de meeste opties en features niet te gebruiken zijn. Bestanden kan men openen, bekijken en printen, maar niet meer bewerken of bewaren.
 
Wie nog wel toegang heeft tot de services zijn de administrators. Het admin-portaal blijft bereikbaar en operationeel. Wel kunnen ze logischerwijze geen licenties meer toewijzen aan nieuwe gebruikers. Microsoft blijft je data bijhouden op zijn servers, en admins kunnen hier back-ups van maken als dat nodig is.

Eindspel

Na het verlopen van de vierde maand zonder betaling is het over en uit: Microsoft trekt volledig de stekker uit je toegang tot Office 365. Zowel eindgebruikers als admins worden buitengesloten. Microsoft zal ook meteen beginnen met het verwijderen van je data op hun servers, al geeft het bedrijf geen afgelijnde periode waarop alles weg zal zijn. Je bestaande abonnement kan je niet meer vernieuwen. Wie toch wil verder werken met Office 365 moet een nieuwe inschrijving aanvragen. Wil je compleet stoppen met Office 365 en heb je liever niet dat je data al te lang bij Microsoft blijft staan, dan kan je het bedrijf om een versnelde verwijdering verzoeken. Hierbij zal Microsoft je gegevens binnen drie dagen wissen.