Data, het nieuwe goud voor de CFO

 
Het verzamelen, bewerken, verwerken en analyseren van data bestaat natuurlijk al veel langer. Men geeft er nu een hippe, moderne naam aan en het is ineens weer “hot”? Nee, niet helemaal. Organisaties hebben te maken met een enorme toename van informatie en steeds sneller veranderende omstandigheden. Zowel vanuit de klant, de markt, de concurrentie en de interne (financiële) organisatie. Ook het toegenomen aanbod van beter toepasbare en meer betaalbare software maakt het aantrekkelijk voor bedrijven om nu in te stappen in de hype die data-driven vandaag is. Krachtige business intelligencetools bieden ondernemers nu de kans om met betere en goedkopere IT-oplossingen een concurrentievoordeel te behalen.

Definitie

Een eenduidige definitie geven van data-driven is moeilijk, maar het gaat bij een data-driven onderneming op z’n minst om deze drie aspecten:
 
-Het verzamelen van bedrijfsbrede gegevens, over alle bedrijfsactiviteiten heen;
 
-Het op een gestructureerde, efficiënte en effectieve manier bewerken en verwerken van deze data door gebruik te maken van data mining-tools;
 
-Om vervolgens met deze analyses al dan niet geautomatiseerde en strategische beslissingen te nemen die de organisatieresultaten moeten verbeteren.

Data-driven finance

Niet alleen in e-commerce of marketing spelen big data en data-driven toepassingen een grote rol. Ook in het vakgebied van de finance is het zeer belangrijk. Juistheid, volledigheid en tijdigheid van financiële data geven de CFO de juiste managementinformatie om te kunnen (bij) sturen. De economische ontwikkelingen en de zich in hoog tempo opvolgende technologische innovaties eisen een groot aanpassingsvermogen en flexibiliteit van de organisatie en van de CFO. Van CFO’s wordt verwacht dat zij de organisatie informeren en leiden in strategische en kritische beslissingsprocessen. De uitdaging is echter om de financiële informatie die verspreid is over verschillende data-silo’s te integreren, en om te zetten in begrijpbare bestanden waarop managementbeslissingen gebaseerd kunnen worden. Helaas werkt men vaak met verschillende systemen en bestanden die ook nog eens los van elkaar werken. Ook worden in de praktijk vaak handmatig bijgehouden Excel-documenten gebruikt, wat de foutgevoeligheid en betrouwbaarheid niet ten goede komt.

Future-proof CFO

Een belangrijkere en steeds meer essentiële taak van de CFO is om zo nauwkeurig mogelijk toekomstvoorspellingen te doen, de zogenaamde predictive analytics. Hoe gaat de omzet zich ontwikkelen per product of dienst? Welke invloed heeft bijvoorbeeld het weer op de vraag? Wat gebeurt er als door een crisis een substantieel deel van de omzet wegvalt, of een belangrijke klant naar de concurrentie overstapt? Wat als een product wegens kwaliteitsproblemen teruggeroepen moet worden? Of wanneer fraude geconstateerd wordt bij een mobiele online betaaloplossing? “What-if” analyses, het gebruik van slimme self-learning algoritmen en Monte Carlo-simulaties zijn essentieel om betrouwbare en accurate toekomstvoorspellingen te kunnen doen. Risico’s dienen gemanaged te worden om de continuïteit van het bedrijf veilig te stellen. Wat is de oplossing dan?

Centraal datawarehouse

Als CFO’s meer data-driven willen worden, is er een centrale en geïntegreerde benadering nodig. Dit is alleen mogelijk als er een datamanagementsysteem of een zogeheten datawarehouse wordt aangelegd dat fungeert als centraal dataplatform. Alle (financiële) informatie staat in dit datawarehouse zodat elk specialisme binnen het bedrijf die gegevens eruit kan halen die hij nodig heeft. De CFO heeft via dit centrale platform toegang tot informatie waarmee hij een juist en actueel totaalbeeld krijgt. Het probleem is echter dat het aanleggen van zo’n centraal dataplatform vaak niet van de grond komt omdat men niet weet waar te beginnen. Bovendien hanteren veel managers het liefst hun eigen manier van werken, want de mens houdt van nature niet van verandering.
 
Het is aan de CFO om dit hoger doel te verwezenlijken en de mensen in de organisatie mee te krijgen en op te leiden om het centrale datawarehouse tot een succesverhaal te maken. Om dit te kunnen doen is het een vereiste om een datamanagementstrategie te definiëren. Dit kan aan de hand van onderstaand stappenplan:
 
-Bepaal de strategische doelen. Is dat bijvoorbeeld winstmaximalisatie, cashflow-optimalisatie of het verhogen van het kwaliteitsniveau?
 
-Formuleer subdoelen zoals: wat wil ik nu concreet inzichtelijk maken, wat zijn de targets en binnen welke termijnen dienen de gestelde doelen behaald te zijn?
 
-Stel een projectteam samen met daarin de juiste mensen op de juiste positie. Geef ze verantwoordelijkheden en stel ze (deels) vrij van de dagelijkse operationele activiteiten.
 
-Bepaal het budget, de startdatum en einddatum, en formuleer duidelijk wat de gewenste output is.
 
-Monitor continu de projectvoortgang, en stuur bij zodra dat nodig is.

Randvoorwaarden

Een veelvoorkomend gezegde luidt: “Garbage in, garbage out” (GIGO). Dat geldt hier natuurlijk ook. Daarom zijn er een aantal randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Om de data effectiever en efficiënter te kunnen verwerken, bewerken en analyseren, dient de CFO informatiestandaarden te bepalen, een standaard rekeningstelsel op te stellen, datadefinities te definiëren en datagovernance toe te passen. Op deze gestandaardiseerde manier kan iedereen met actuele en accurate gegevens werken. Hierdoor is de kans op fouten en verkeerde interpretaties ook veel kleiner, en kunnen beslissingen beter ondersteund worden.

Toegevoegde waarde?

Een data-driven benadering van finance heeft alleen toegevoegde waarde als het hierboven genoemde stappenplan gevolgd wordt én wanneer voldaan is aan de gestelde randvoorwaarden. Men hoeft het ook niet meteen groots aan te pakken. Op basis van de doelstellingen kan de hoogte van het budget bepaald worden en de (financiële) middelen aan de subdoelen gealloceerd worden. Een data-driven finance en het gebruik van een centraal datawarehouse, kan tot de volgende toegevoegde waarde leiden:
 
-Verhogen van transparantie en besparen van tijd bij financiële rapportering, forecasting en budgettering;
 
-Verlagen van de risico’s bij een ERP-implementatie of -migratie;
 
-Verlaging van de complexiteit en de hiermee gerelateerde operationele en IT-beheerskosten;
 
-Snellere en betere aanpassing aan marktomstandigheden;
 
-De finance-functie transformeert zich meer richting de rol van businesspartner, en levert zo toegevoegde waarde.

Kortom…

Met een data-driven benadering van finance zorg je er voor dat de organisatie beter en sneller beslissingen kan nemen. Dit kan leiden tot een belangrijk concurrentievoordeel. Data is daarbij het nieuwe goud. Wie macht heeft over de data, wint. De rest verliest. Het is een must-do voor de CFO om zich verder in dit onderwerp te verdiepen en de organisatie bij de hand te nemen om de continuïteit te
waarborgen.
 
Op 12 mei organiseren ZDNet en Smart Business een gratis seminarie over Big Data & Business Intelligence. Voor meer informatie en mogelijkheid om in te schrijven, kan u terecht op www.businessmeetsit.be.